Bolagsstyrningsrapport

Svensk kod för bolagsstyrning (Koden)

Svedab tillämpar Statens ägarpolicy som bl a innebär att Koden ska tillämpas.

Avvikelser från Kodens bestämmelser:

Bolagsstämma

Datum för bolagsstämma fastställs i samråd med Näringsdepartementet. Underrättelse om tid och plats ska skickas till riksdagens centralkansli. Uppgift om datum lämnas på bolagets hemsida i samband med att kallelserna publiceras. Regeringen utser en ägarrepresentant som ska närvara vid Svedabs stämma. Ekonomiska mål fastställs av bolagsstämman.

Val och arvodering av styrelse och revisorer

Styrelsenomineringsprocessen inom Regeringskansliet koordineras av Näringsdepartementet. Styrelseledamöternas oberoende i förhållande till staten behöver inte redovisas. Arvoden bestäms av bolagsstämman. Regeringen har beslutat att styrelseledamöter som är anställda i Regeringskansliet inte ska uppbära styrelsearvoden i statligt ägda företag. Statens principer ersätter således Kodens regler för valberedning. Svedabs styrelse fungerar som valberedning i frågan om nominering av revisor till årsstämman. Arvode till revisorer utgår enligt räkning.

Revisionsutskott

Svedab har inte inrättat något revisionsutskott. Svedabs ekonomiska verksamhet är tydlig och fullt överblickbar. Styrelsen finner det därför ändamålsenligt att själva fullgöra revisionsutskottets uppgifter. Styrelsen bedömer att Svedab har de system som krävs för att säkerställa den interna kontrollen, se avsnittet Bolagsstyrning – intern kontroll och riskhantering.

Ersättningsutskott

Svedab har inte inrättat ett särskilt ersättningsutskott. Styrelsen finner det mer ändamålsenligt att själva fullgöra utskottets uppgifter och har statens Riktlinjer för anställningsvillkor för ledande befattningshavare som utgångspunkt för sitt arbete.

Svedabs styrelse

Styrelsens sammansättning

Svedabs styrelse består av fem ledamöter, varav två kvinnor. Inga av styrelseledamöterna är operativt verksamma i företaget. Vd ingår inte i styrelsen men är föredragande. Nedanstående information anger förhållandet per den 31 december 2017.

Bo Lundgren: Styrelseordförande i Lundgren & Hagren AB, Sparbanksstiftelsen Finn, Sparbankernas Riksförbund, Specialfastigheter AB och Öresundsbrokonsortiet, vice ordförande i Sparbanken Skåne AB. Född: 1947.

Jan Olson: I styrelsen sedan 2013. Styrelseordförande i Arlandabanan Infrastructure AB och Luftfartsverket samt styrelseledamot i Öresundsbrokonsortiet. Vd i Olserud Consulting AB. Född: 1950.

Kerstin Hessius: I styrelsen sedan 2012. Vd Tredje AP-fonden. Styrelseledamot i Handelsbanken AB, Hemsö Fastighets AB, Vasakronan AB, Trenum AB och Öresundsbrokonsortiet. Född: 1958.

Lars Erik Fredriksson: I styrelsen sedan 2015. Bolagsförvaltare Näringsdepartementet. Styrelseordförande i OECD WPSOPP, styrelseledamot i Arlandabanan Infrastructure AB, EUROFIMA European Company for the Financing of Railroad Rolling Stock och Öresundsbrokonsortiet. Född:1964.

Malin Sundvall: I styrelsen sedan april 2017. Chefsjurist LKAB. Styrelseledamot i Arlandabanan Infrastructure AB. Född:1973.

Styrelsens arbete

Styrelsens arbetsordning och vd:s instruktioner fastställs årligen och dokumentens relevans och aktualitet prövas. Arbetsordningen upptar styrelsens ansvar och befogenheter, anvisningar för sammanträden och protokoll samt arbetsfördelning mellan styrelseordförande, vd och styrelsen i övrigt.

Svedabs styrelse ska inom de ramar som anges av regeringsavtalet, konsortialavtalet och tilläggsprotokollet ansvara för Svedabs långsiktiga verksamhet. Styrelsen fastställer målsättningar, väsentliga riktlinjer och strategiska planer för Svedab och övervakar löpande efterlevnaden av dessa samt ser till att det finns en tillfredställande intern kontroll. Styrelsens ordförande följer Svedabs utveckling genom kontinuerliga kontakter med vd. Styrelsen övervakar att Öresundsbrokonsortiets verksamhet bedrivs i enlighet med ingångna avtal mellan de båda länderna. Fyra av Svedabs fem styrelseledamöter ingår i Öresundsbrokonsortiets styrelse.

En särskild uppgift som åligger styrelseordföranden är det så kallade samordningsansvaret. När bolaget står inför särskilt viktiga avgöranden ska styrelsen genom styrelseordföranden samordna sin syn med företrädare för ägaren.

Utvärdering

Styrelsen utvärderar sitt respektive vd:s arbete enligt särskild ordning, som innebär att styrelsen samlas en gång om året för en kritisk och öppen diskussion kring givna frågeställningar. I samband med att styrelsen fattar beslut om årsredovisningen, utvärderar styrelsen sitt arbete med hänsyn till bolagets resultat och ställning. Resultatet avrapporteras till Näringsdepartementet.

Styrelsemöten

Styrelsen har i enlighet med gällande arbetsordning haft fyra ordinarie styrelsemöten och ett konstituerande möte. Därutöver har styrelsen haft två extra styrelsemöten. Särskild uppmärksamhet ägnas utvecklingen i Svedabs respektive Öresundsbrokonsortiets verksamhet liksom företagens engagemang i Öresundsregionens utveckling. I november hålls ett strategimöte. Styrelseledamöternas närvaro framgår av nedanstående tabell.

Styrelseledamot Närvarofrekvens
Bo Lundgren, styrelseordförande 7/7
Jan Olson 7/7
Kerstin Hessius 7/7
Lars Erik Fredriksson 7/7
Malin Sundvall 5/5

Verkställande direktör

Ulf Lundin, vd sedan 2011, är också vd för Arlandabanan Infrastructure AB. Tjänsterna är fördelade med 50 procent mellan bolagen. Tidigare generaldirektör för Rikstrafiken och Järnvägsstyrelsen, departementsråd i Näringsdepartementet, kansliråd i Kommunikationsdepartementet och byrådirektör på Transportrådet samt styrelseledamot i flera statligt ägda bolag och i Europeiska Järnvägsbyrån ERA. Examen vid Samhällsplanerarlinjen, Stockholms universitet. Född: 1961.

Övriga uppdrag

Vd har inte några intressen i andra bolag som Svedab har affärsförbindelser med.

Ersättningar till ledande befattningshavare

Svedab tillämpar statens riktlinjer för anställningsvillkor för ledande befattningshavare. Huvuddragen är att den totala ersättningen ska vara rimlig, präglad av måttfullhet och väl avvägd samt bidra till en god etik och företagskultur. Ersättningen ska utgöras av fast lön, pension samt övriga förmåner. Pensionsförmåner ska vara avgiftsbestämda. Vd:s pensionsålder är 65 år. Uppsägningstiden ska uppgå till 6 månader. Vid uppsägning från Svedabs sida ska avgångsvederlag utgå med maximalt motsvarande 18 månader. Avgångsvederlaget ska utgöras av enbart den fasta lönen utan tillägg för förmåner och aldrig utbetalas längre än till 65 års ålder.

Intern styrning

ISO 26000

Svedabs uppförandekod tar avstamp i ISO 26000. Uppförandekoden vilar på fyra ben, allmänna principer (efterlevnad av lagar och respekt för mänskliga rättigheter), verksamhetsstyrning (relationer till intressenter och synen på korruption), miljö samt samhällsengagemang och utveckling. Medarbetarna är delaktiga i arbetet med att utveckla uppförandekoden varför den är väl förankrad i organisationen. Uppförandekoden är publicerad på Svedabs hemsida:

www.svedab.se/bolagsstyrning.

Styrelsen har därutöver tagit fram interna riktlinjer för praktisk tillämpning. Viktiga finansiella styrinstrument är budget och finanspolicy respektive finansstrategi.

Intern kontroll

Systemen för intern kontroll ska säkerställa att styrelsens riktlinjer följs och inbegriper relevanta kontrollsystem. Kontinuerlig uppföljning av Svedabs verksamhet och ekonomiska utveckling är en naturlig del i den interna kontrollen.

Styrelsen fastställer Svedabs årsbudget och finansstrategi. En överordnad finanspolicy upptar regleringen av motpartsfrågor samt hur ansvaret för aktiviteterna inom det finansiella området ska fördelas mellan styrelsen och den verkställande direktören. Förvaltningen av Svedabs låneportfölj ligger under vd:s arbetsuppgifter, inom de av styrelsen beslutade ramarna. Styrelsen godkänner bolagets budgetrapporter kvartalsvis som ett led i den interna kontrollen. Kontroll av att finansförvaltningen följer de riktlinjer som styrelsen har fastlagt ingår i uppföljningsarbetet.

Årsbokslut och halvårsrapporter upprättas med underlag som granskas av bolagets revisorer. Styrelsen godkänner halvårsrapporten inför publicering.

Övriga risker i samband med upprättande av finansiella rapporter

Svedabs bemanning är i normala fall tillräcklig. Finansiell rapportering kräver kontinuitet och en liten organisation som Svedabs är sårbar för händelse som exempelvis kan leda till förseningar. Riskerna har minimerats genom back up avtal och att två medarbetare kan hantera affärsredovisningssystemet, en teknisk plattform som medger åtkomst utanför kontoret samt höga dokumentationskrav.