Bolagsstyrningsrapport

Styrelsens arbete

Styrelsens arbetsordning och vd:s instruktioner fastställs årligen och dokumentens relevans och aktualitet prövas. Arbetsordningen upptar styrelsens ansvar och befogenheter, anvisningar för sammanträden och protokoll samt arbetsfördelning mellan styrelseordförande, vd och styrelsen i övrigt.

Svedabs styrelse ska inom de ramar som anges av regeringsavtalet, konsortialavtalet och tilläggsprotokollet ansvara för Svedabs långsiktiga verksamhet. Styrelsen fastställer övergripande mål, väsentliga riktlinjer och strategiska planer för Svedab och övervakar löpande efterlevnaden av dessa samt ser till att det finns en tillfredställande intern kontroll. Styrelsens ordförande följer Svedabs utveckling genom kontinuerliga kontakter med vd.

Svedabs styrelse övervakar att Öresundsbrokonsortiets verksamhet bedrivs i enlighet med ingångna avtal mellan de båda länderna. Särskild uppmärksamhet ägnas strategiska frågor som rör utvecklingen i Öresundsbrokonsortiets verksamhet och engagemanget i Öresundsregionens utveckling. Svedabs styrelsemöten förläggs normalt före och i anslutning till konsortiets styrelsemöte. Svedabs fyra styrelseledamöter ingår i Öresundsbrokonsortiets styrelse.

En särskild uppgift som åligger styrelseordföranden är det så kallade samordningsansvaret. När bolaget står inför särskilt viktiga avgöranden ska styrelsen genom styrelseordföranden samordna sin syn med företrädare för ägaren.

Utvärdering

Styrelsen utvärderar sitt respektive vd:s arbete enligt särskild ordning, som innebär att styrelsen samlas en gång om året för en kritisk och öppen diskussion kring givna frågeställningar. I samband med att styrelsen fattar beslut om årsredovisningen, utvärderar styrelsen sitt arbete med hänsyn till bolagets resultat och ställning. Resultatet avrapporteras till Regeringskansliet.

Styrelsemöten

Styrelsen har i enlighet med gällande arbetsordning haft sex ordinarie styrelsemöten, varav ett konstituerande styrelsemöte. Styrelseledamöternas närvaro framgår av nedanstående tabell.

Verkställande direktör

Ulf Lundin, vd sedan 2011, är också vd för Arlandabanan Infrastructure AB. Vd:s kostnader fördelas till lika delar mellan bolagen. Tidigare generaldirektör för Rikstrafiken och Järnvägsstyrelsen, departementsråd i Näringsdepartementet, kansliråd i Kommunikationsdepartementet och byrådirektör på Transportrådet samt styrelseledamot i flera statligt ägda bolag och i Europeiska Järnvägsbyrån ERA. Examen vid Samhällsplanerarlinjen, Stockholms universitet. Född: 1961.

Övrig uppdrag

Vd har inte några intressen i andra bolag som Svedab har affärsförbindelser med.

Ersättningar till ledande befattningshavare

Svedab tillämpar statens principer för ersättning och andra anställningsvillkor för ledande befattningshavare. Huvuddragen är att den totala ersättningen ska vara rimlig, präglad av måttfullhet och väl avvägd samt bidra till en god etik och företagskultur. Ersättningen ska utgöras av fast lön, pension samt övriga förmåner. Pensionsförmåner ska vara avgiftsbestämda. Vd:s pensionsålder är 65 år. Uppsägningstiden ska uppgå till 6 månader. Vid uppsägning från Svedabs sida ska avgångsvederlag utgå med maximalt motsvarande 18 månader. Avgångsvederlaget ska utgöras av enbart den fasta lönen utan tillägg för förmåner och aldrig utbetalas längre än till 65 års ålder.

Intern styrning

ISO 26000

Svedabs uppförandekod tar avstamp i ISO 26000. Uppförandekoden vilar på fyra ben, allmänna principer (efterlevnad av lagar och respekt för mänskliga rättigheter), verksamhetsstyrning (relationer till intressenter och synen på korruption), miljö samt samhällsengagemang och utveckling. Medarbetarna är delaktiga i arbetet med att utveckla uppförandekoden varför den är väl förankrad i organisationen. Uppförandekoden är publicerad på Svedabs hemsida:

www.svedab.se/bolagsstyrning

Viktiga finansiella styrinstrument är budget och finansstrategi. Därutöver finns interna riktlinjer för praktisk tillämpning.

Intern kontroll

Systemen för intern kontroll ska säkerställa att styrelsens riktlinjer följs och inbegriper relevanta kontrollsystem. Kontinuerlig uppföljning av Svedabs verksamhet och ekonomiska utveckling är en naturlig del i den interna kontrollen.

Styrelsen fastställer Svedabs årsbudget och finansstrategi. En överordnad finanspolicy upptar regleringen av motpartsfrågor samt hur ansvaret för aktiviteterna inom det finansiella området ska fördelas mellan styrelsen och vd. Förvaltningen av Svedabs låneportfölj ligger under vd:s arbetsuppgifter, inom de av styrelsen beslutade ramarna. Styrelsen godkänner bolagets budgetrapporter kvartalsvis som ett led i den interna kontrollen. Kontroll av att finansförvaltningen följer de riktlinjer som styrelsen har fastlagt ingår i uppföljningsarbetet.

Årsbokslut och halvårsrapporter upprättas med underlag som granskas av bolagets revisorer. Styrelsen godkänner halvårsrapporten inför publicering.

Övriga risker i samband med upprättande av finansiella rapporter

Svedabs bemanning är i normala fall tillräcklig. Finansiell rapportering kräver kontinuitet och en liten organisation som Svedabs är sårbar för händelse som exempelvis kan leda till förseningar. Riskerna har minimerats genom back up-avtal och att två medarbetare kan hantera affärsredovisningssystemet, en teknisk plattform som medger åtkomst utanför kontoret samt höga dokumentationskrav.